請勿將官方信箱用轉寄的功能,將信轉到免費信箱,以免被列入黑名單

現在網路資訊快速傳播的時代,不管是個人或公司,對於 Email 的使用量都非常龐大而且使用範圍廣泛。為了方便使用與管理,例如:Gmail、Hotmail……等免費信箱,多會提供使用者 Email 轉寄功能,加上現在每一個人手邊大多會有多個信箱同時在使用,所以也有使用者習慣用轉寄的方式整合所有的 Email 到同一個信箱帳號做管理。

如果是免費信箱轉寄到免費信箱,是沒有什麼問題的,但如果是官方信箱轉寄到免費信箱,也可以使用同樣的轉寄方式嗎?

 

你知道,”官方信箱”並不適合用轉寄信件的方式做管理嗎?

在早期沒有這麼多網路攻擊型態的時候,官方信箱使用免費信箱轉寄的使用方法其實是沒有什麼大問題的,只是隨著時代的演進,網路上對主機的攻擊方法一直在變化,使得郵件主機對於各種攻擊的防範也越來越嚴格。


信件轉寄免費信箱示意圖

我們可以由上圖”信件轉寄免費信箱示意圖”看到,示意圖中的紅色(1)箭頭,是容易讓信件被免費信箱主機判定為被攻擊的區段。

因此官方信箱使用免費信箱做轉寄不管數量多寡,只要有一定的信件數量,就會讓免費信箱的主機判定有被攻擊的疑慮,之後再以他們的認知,經由判斷對有問題的郵件主機 IP 直接做出一連串的防止機制,直到郵件主機 IP 被鎖住而讓免費信箱無法再傳送接收任何信件,而且會被鎖住多長的時間,是無法事先預測和處理的。

使用免費信箱轉寄的功能,會遇到的其它問題?

使用免費信箱轉寄信件,除了會被免費信箱的主機判定是攻擊狀態,也會讓收到信的人產生以下 2 種認知的混淆:


信件轉寄免費信箱示意圖

1. 客戶不知道聯絡信箱到底是哪一個

一般來說,如果有官方信箱的公司,都會直接使用官方信箱來收發郵件。因為帶有官方網址,因此比較容易讓客戶記住。可以由上圖 “信件轉寄免費信箱示意圖”黃色(2)箭頭看到,如果使用免費信箱的轉寄功能,客戶最後收到的會是免費信箱送出的信件,容易讓人搞不清楚,哪一個才是公司正在使用的信箱。

2. 感覺公司形象比較沒那麼專業

對收到信件的客戶來說,在收到免費信箱與官方信箱的信件兩者之間會產生不同觀感落差。有使用官方信箱的公司,會比免費信箱來得信件更值得信任與比較有專業度。

我想要使用信件轉寄,應該怎麼處理?

如果您需要使用信件轉寄的功能,建議比較安全的使用方式是準備一個官方的公用信箱,通常會使用 support@xxx.com.tw、service@xxx.com.tw……等通用名稱。

可以經由下圖“信件轉寄官方公用信箱示意圖” 灰色(1)箭頭看到,讓客戶統一將信件寄到官方公用信箱後,公用信箱會再將信件發送到指定的個人或多人信箱,再由負責人員使用個人信箱回覆客戶,如灰色(2)箭頭所標示,使用這樣的方式達到正向循環。


信件轉寄官方公用信箱示意圖

我想要使用信件備份,應該怎麼處理?

方法 1:如果您有使用 Outlook 的習慣,可以使用 Outlook 本身提供的郵件備份功能,匯出檔案做管理,使用方式可以參考以下的教學:

 

方法 2:跟 Email 廠商購買容量特大號信箱,當作總信件管理帳號。使用這個方式只要有空的時候去刪除不需要儲存的檔案就可以了。

我想要外出的時候還可以傳送接收官方信件,應該怎麼處理?

如果您要在其他電腦或行動裝置傳送接收官方信件,可以使用郵件的IMAP 設定方式做郵件管理,建議使用方式如下:

1. 要在其他電腦使用官方信箱做收發信,可以使用以下教學方式做設定(此處以WIN10 為例):

 

2. 要在行動裝置上使用官方信箱做收發信,可以使用以下教學方式做設定:

* 安卓(Android)手機:可以直接使用手機的信箱功能,將官方信件用 IMAP 方式設定完成後直接使用。如果手機信箱功能不能設定 IMAP 方式收發信,建議您可以使用手機的 Google Play 搜尋 “myMail” APP,安裝完成後直接開啟 app,選擇 "其他郵件 "之後再輸入您的郵件帳號密碼就可以使用了。

 

* 蘋果(iOS)手機:您可以直接使用手機的信箱功能,將官方信件用 IMAP 方式設定完成後直接使用,設定方式可以參照以下教學:

使用正確的方式做郵件管理,保持溝通順暢

如果您現在官方信件還在使用免費信箱轉寄的服務,請記得要刪除相關的轉寄服務設定,畢竟一旦郵件主機 IP 被免費郵件主機鎖住了,不只會影響到所有使用到官方郵件的收發信功能,也沒有辦法寄信給其他使用相同免費信箱的客戶,例如:如果你被 Gmail 鎖住了,你的官方信箱也沒有辦法寄給其他使用 Gmail 的客戶。

使用 Email 的目的,是為了跟客戶取得雙向順暢的溝通與資料傳輸管道,讓作業更順暢,所以正確的使用郵件管理方式,才能保持雙向的溝通不間斷。

 

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