隨時隨地的使用信箱,不再受裝置數量限制

網路已經是現代生活不可或缺的一部分,不管私人或是公事都會大量的需要使用 Email,小到:社群軟體、線上購物、網站註冊、APP 使用,大到:和廠商詢價、報價、內部溝通…等等,都離不開 Email。
每天有那麼多來來去去的 Email,您真的知道要怎麼有效率的使用它,讓它能幫助到您而不是造成您的困擾嗎?常跑外面不在電腦前的業務、需要跟國外溝通,作業會有時差的外商、臨時有急事但手邊沒電腦的狀況,是不是您偶爾也會遇到呢?當遇到這樣的狀況,通常不外乎以下幾種處理方式:乖乖的去找一台電腦,登入 Outlook、請對方將 Email 轉寄到您的谷歌信箱,或設定郵件的自動轉寄、較消極的是:先不處理,看狀況再走一步算一步。

 

您知道除了上述的的處理方式之外,您還可以使用您會隨身攜帶的裝置 – 平板、手機去隨時隨地的接收 Email 嗎?這些裝置不只可以使用谷歌信箱 APP,也可以用系統內建的功能或是 APP 接收公司信箱,本期電子報將教您如何隨時隨地的使用信箱,不再受裝置數量的限制。

我有好多裝置,要怎麼在平板、手機上使用谷歌信箱之外的其他信箱呢?

在根據裝置的作業系統不同,有不一樣的處理方式,以下分別列出 IOS 與安卓系統的使用方式,您可選擇適合您的方式做使用,設定時郵件存取方式請記得設定為 IMAP。

1. 我的裝置是 IOS 系統

您可使用 IOS 內建的信箱功能,將您的郵件帳號資訊設定完成後直接使用,可同時設定多個郵件帳號,設定方式可參考以下教學:

2. 我的裝置是安卓系統

因為安卓系統會因為廠牌不同,有一些沒有系統內建的信箱功能,所以我們介紹一款簡單好上手的 APP 功使用:您可以使用手機的 Google Play 搜尋 “myMail” APP,安裝完成後直接開啟 APP,選擇 "其他郵件 "之後再輸入您的郵件帳號密碼就可以使用了。

我有好幾個處理人員,要同時使用一個 Email,以確保所有信件都已經回覆且沒有遺漏資訊

和上面提到的:在不同裝置使用 Email 的狀況有些相似,如果是多人(多電腦)要同時使用一個 Email,我們也可以使用 Outlook (郵件存取方式請記得設定為 IMAP )或 Webmail (網頁版本)。

1. 使用 Outlook

Outlook 是目前比較常見郵件接收軟體,除了公司信箱之外,谷歌信箱也可以使用 Outlook 設定接收,不一定要使用網頁的版本。它的好處是可以匯出所有的 Email 內容存成 pst 檔案做備份,且備份可以在任何電腦匯入做使用。

2. 使用 Webmail

Webmail 是指在網頁上做 Email 收發的動作,透過登入您的帳號密碼,可以再網頁上直接使用 Email 功能,不需要另外安裝郵件接收軟體,也不受裝置的多少、機台的限制,只要有網路和瀏覽器就可以使用。

什麼是郵件存取方式?

IMAP 和 POP 是存取電子郵件的兩種方法。如果您需要在多個不同裝置 (例如手機、筆記型電腦、平板電腦) 上檢查電子郵件,我們建議您使用 IMAP。

1. IMAP

IMAP 可讓您無論您是從任何裝置存取您的 Email。當您讀取 IMAP Email 訊息時,您實際上還未下載或將其儲存在您的電腦。當您按一下郵件時,IMAP 才會下載該郵件。如此一來,比起使用 POP,您能夠更加快速的檢查郵件。
也因為如此,您可以從在全球任何位置、不同的裝置檢查您的電子郵件。

2. POP

POP 的運作方式是與您的電子郵件服務連線後,下載電子郵件服務中的所的有 Email。一旦 Email 下載至您的裝置後,電子郵件服務就會將它們刪除。這表示一旦下載 Email 之後,就只有這一台電腦有這封 Email。若您嘗試從不同裝置使用此 Email 帳號,您將無法看到那些先前已下載的 Email。已傳送的 Email 不會儲存在電子郵件伺服器中,而是儲存於您的本機 PC 中。

結論

兩種郵件存取方式各有其利弊,但目前較主流的方式是 IMAP 模式,因為大多數的人都擁有一個以上的裝置使用 Email,甚至是多人使用一個 Email,這樣的狀況下,POP 模式容易造成資訊的落差,所以相對較少人使用。
但 IMAP 也有要注意的地方,您需要定期整理與備份郵件,而不是讓 Email 一直堆積在信箱裡面。隨著信件的收發越來越多,信箱的空間也會越來越滿,當您的信箱空間額滿,就無法正常的使用它。您需要將整理帳號,把一些較舊的郵件備份,或刪除一些用不到的 Email。

無論使用哪種郵件接收方式都有個別的好壞,提供簡單的比較表格方便您決定哪個方式是最適合您的模式!

 

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